Je bent het begrip ongetwijfeld vaker tegengekomen: metadata. In onze vorige nieuwsbrief hebben we het er al kort over gehad, maar wat is metadata eigenlijk en wat is het belang ervan? Tijd voor een uitgebreide uitleg!
Wikipedia geeft als definitie: “Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, de uitgever, het aantal pagina’s en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld.”
Metadata types
Metadata kun je onderverdelen in verschillende types waaronder beschrijvende en technische metadata. Beschrijvende metadata zijn bijvoorbeeld titels, keywords, commentaren, omschrijvingen. Bij technische metadata kun je denken aan de gegevens die een camera meegeeft aan een foto, zoals merk/type camera, ISO-instelling, sluitertijd, resolutie, datum, tijd, etc. Metadata tags worden ook automatisch aan bestanden toegekend door de software waarmee ze worden gemaakt. Deze tags zijn op het eerste gezicht niet zichtbaar, maar wel aanwezig in het bestand. Niet alleen foto’s en video’s bevatten medadata. Bestanden die je maakt in Microsoft Word en PowerPoint bevatten ook metadata tags en een groot deel daarvan kun je zelf bewerken.
Via metadata kun je je bestanden unieke informatie meegeven, zoals gegevens over het bedrijf, copyright, auteur en commentaar. Als je een Word-document converteert naar een PDF-bestand, blijft de metadata (meestal) intact. Als je deze bestanden upload in de MediaFiler beeldbank, wordt alle metadata overgenomen. Sommige social media platforms, zoals Facebook en Instagram ‘strippen’ je foto’s van metadata. Dit kan voor bedrijven problematisch zijn met betrekking tot copyright – zie ook het artikel ‘Facebook mag geen IPTC-data meer uit foto’s verwijderen’.
Metadata bekijken
Je kunt metadata van je bestanden op meerdere manieren inzien. De eerste optie is om de details van de foto te bekijken in Windows. Ga naar de directory waar de foto zich bevindt, klik met rechtermuisknop op het; bestand. Selecteer ‘Eigenschappen’ of ‘Properties’ en open de tab ‘Details’. Je krijgt nu de lijst met metadata te zien. Sommige velden zullen leeg zijn, maar je zult ook veel informatie terug kunnen vinden.
Een andere manier om de metadata in Windows te bekijken, is om in de directory waar de foto zich bevindt, relevante kolommen te tonen. In de directory, selecteer de weergave ‘Details’. Standaard toont Windows de kolommen Naam, Datum, Type en Grootte. Als je een rechtermuisklikt op een kolomtitel, krijg je een keuzemenu waar je nog meer kolommen kunt kiezen, bijv. copyright en auteur. Een andere manier is een foto openen in software zoals Adobe Photoshop of Adobe Lightroom. Je kunt dan niet alleen de informatie inzien, maar ook zelf aanpassen.
Standaarden: IPTC, EXIF en XMP
Er bestaan diverse standaarden voor metadata. EXIF (Exchangeable Image File Format) wordt het meest gebruikt voor foto’s. IPTC werd door de IPTC (International Press Telecommunications Council) en de NAA (Newspaper Association of America) ontwikkeld.
XMP is een standaard bedacht door Adobe. EXIF en IPTC worden verreweg het meest gebruikt. Het gaat te ver voor dit artikel om alle technische aspecten en voor- en nadelen te bespreken, maar het komt er op neer dat software om een online beeldbank op te zetten moet kunnen omgaan met de gangbare standaarden voor effectieve foto-archivering. En MediaFiler doet precies dat; metadata in bestanden die worden geüpload in onze Digital Asset Management software blijft altijd intact.
Het belang van metadata
Waarom is metadata zo belangrijk? Stel je voor dat je een directory op je computer hebt waar 15 foto’s in staan. Je noemt de directory ‘Evenementen 2016’. Het is duidelijk wat het onderwerp van die 15 foto’s is. Stel je nu voor dat je een foto zoekt van evenementen uit 2010. Maar dat was een paar computers geleden, en al je bestanden stonden bij elkaar in één map. Je hebt het nog wel ergens staan, maar waar? Zoeken is lastig want de foto heeft een nietszeggende naam meegekregen van de digitale camera.
De MediaFiler beeldbank neemt alle metadata in bestanden over en kun je zelf tags toekennen aan bestanden, zodat deze snel gevonden kunnen worden met behulp van diverse zoektermen. Metadata heeft dus een grote informatiedichtheid en bevordert vindbaarheid van je digitale bestanden. Zorg dat je metadata consequent toepast, stel regels op voor het toevoegen van standaard metadata aan bestanden in de mediabank. Hoe consequenter en uitgebreider je bestanden tagt, hoe beter ze gevonden worden. Denk eraan: ‘garbage in, garbage out’! Als je duizenden foto’s upload zonder kenmerken, vind je die uiteindelijk niet meer terug.
Hulp nodig bij het metadateren van je bestanden? Neem gerust contact met ons op en we helpen je graag.