Klantcase Waterschap Vallei en Veluwe

Vallei en Veluwe is een waterschap in de Nederlandse provincies Gelderland en Utrecht. Het is op 1 januari 2013 ontstaan uit een fusie tussen Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe. Het waterschap zorgt voor veilige dijken, schoon en voldoende oppervlaktewater en gezuiverd rioolwater in 37 gemeenten.

“Bij een groot waterschap horen ook op het gebied van communicatie verwachtingen. Een foto zegt vaak meer dan 1.000 woorden. Daarom hebben wij de mediatheek professioneel opgezet.”
Edwin Spikkert, woordvoerder Waterschap Vallei en Veluwe
Professioneel aanpakken
“Het waterschap wilde professioneler omgaan met fotomateriaal. In het verleden is dat een aantal keer geprobeerd maar niet gelukt, waardoor we steeds weer terugvielen op de oude werkwijze. Deze keer hebben we er een zorgvuldig project van gemaakt met als doel het opzetten van een systeem waar we de komende jaren mee vooruit kunnen,” vertelt Edwin Spikkert, woordvoerder van Waterschap Vallei en Veluwe.

“Bij een groot waterschap horen ook op het gebied van communicatie verwachtingen. Een foto zegt vaak meer dan 1.000 woorden. Daarom hebben we de mediatheek professioneel opgezet. In onze communicatieuitingen, voornamelijk extern maar ook intern, willen we kunnen beschikken over goed fotomateriaal. We beschikten al over kwalitatief goede foto’s, maar het vinden daarvan zorgde voor frustratie bij veel mensen.”

Mappenstructuur
“Toen de twee kleinere waterschappen samengingen tot Vallei en Veluwe, bleek opnieuw dat de mappenstructuur op een netwerkschijf geen goed werkend systeem is. Als je lang moet zoeken in veel mappen en submappen, dan schiet dat niet op.”

Onderzoek
“Vervolgens hebben we online onderzoek gedaan en een van de partijen die we in de arm hebben genomen, was MediaFiler. Vervolgens ben ik gaan bellen met vergelijkbare organisaties en gevraagd of zij bekend waren met de mediatheek van MediaFiler. Bij een aantal was dat het geval. Uiteindelijk zijn we bij een van die bedrijven op bezoek geweest om te zien hoe ze ermee werkten. Zo kregen we er veel meer gevoel bij,” aldus Spikkert.

Migratie
Uiteindelijk koos Waterschap Vallei en Veluwe voor een MarCom beeldbank van MediaFiler. “Eind 2015 zijn we gestart met onderzoek en in januari 2016 hebben we de eerste gesprekken gevoerd. In de zomer zijn we fanatiek aan de gang gegaan met de migratie. Het was heel fijn dat we de eerste bulk foto’s op een harde schijf konden aanleveren bij MediaFiler. Het grootste gedeelte van de collectie kon zo heel snel in het systeem worden gezet. Dat is een prima zet geweest.”

Edwin Spikkert

Afspraken
Spikkert: “Belangrijk is, dat we van tevoren afspraken hebben gemaakt voor het aanleveren van fotomateriaal. We willen voorkomen dat het opnieuw onoverzichtelijk wordt, daarom maken we keuzes en is bepaald dat er een maximum aantal foto’s van een project in de mediatheek worden geplaatst. Daarnaast hebben we ook een datum gesteld; alles voor 1 januari 2013 komt er niet in. Dat helpt ook al enorm. En soms neem je dan afscheid van mooie foto’s, maar het dwingt je wel om actueel te blijven.”

“We kiezen er bewust voor om er geen historisch archief van te maken, we focussen ons op de actualiteit. In de toekomst willen we ook externen toegang geven tot de mediatheek. Denk hierbij aan fotografen en journalisten. We krijgen geregeld vragen van journalisten die een specifieke foto willen van een project of van bestuursleden. Als ze straks zelf toegang hebben tot de mediatheek, kunnen ze kiezen uit door ons geselecteerde foto’s. Dan snijdt het mes weer aan twee kanten.”

“Wat opvalt is dat het systeem enorm gebruikersvriendelijk en snel is.“
Edwin Spikkert, woordvoerder Waterschap Vallei en Veluwe

Tevreden collega’s
“Tot nu toe bevalt de beeldbank van MediaFiler prima. Volgens de beheerders is het systeem enorm gebruikersvriendelijk. En wat snelheid betreft, hoor ik ook alleen maar positieve klanken,” vertelt Spikkert. “Als iemand nu een foto nodig heeft en die wordt nu snel gevonden, staan de mondhoeken omhoog waar je eerder gemopper hoorde. Omdat we dit project zo zorgvuldig hebben ingevuld, geeft het veel voldoening dat we met een systeem werken dat niet alleen voldoet aan onze eisen, maar waar iedereen blij van wordt. Een ander groot voordeel is, dat wanneer collega’s beveiligde foto’s bestellen, beheerders alleen nog toestemming hoeven te geven. Dat hadden we niet direct voorzien en is zeker een pluspunt. De medewerker ontvangt een e-mail met een link waarmee de foto te downloaden is. Dat is een welkome verbetering.”

Tips voor nieuwe klanten
Edwin heeft ook nog wel een paar tips voor potentiële klanten: “Als een bedrijf een beeldbank wil opzetten, zou ik ze onze werkwijze aanraden. We hebben een behoorlijke lijst met eisen opgesteld en zijn daarmee rond de tafel gaan zitten. Punt voor punt zijn we overal op ingegaan. Honderd procent score was er niet altijd, maar op een gegeven moment neem je met een groot percentage genoegen. Dan wordt het verder uitgekristalliseerd en ligt er uiteindelijk een mooi resultaat.”

Tot slot wil de woordvoerder nogmaals benadrukken zeer tevreden te zijn over zijn leverancier: “De samenwerking met MediaFiler bevalt ons heel goed. We zijn ook heel positief over de korte lijnen met de helpdesk, issues worden direct opgepakt. Als dat in de toekomst op deze wijze goed blijft gaan, is Waterschap Vallei en Veluwe tevreden.”

 

Met dank aan Edwin Spikkert, woordvoerder van Waterschap Vallei en Veluwe voor zijn medewerking aan deze klantcase.

Bedrijf: Waterschap Vallei en Veluwe
Contact: Edwin Spikkert
Functie: Woordvoerder
Klant sinds: april 2016
www.vallei-veluwe.nl