Aan de diverse instituten van Fontys Hogescholen in Eindhoven, Tilburg, Sittard, Venlo, Den Bosch, Veghel en Utrecht studeren zo’n 44.000 studenten. Er werken ruim 4.000 medewerkers op de verschillende opleidingen waaronder lesgevend personeel en bij een aantal ondersteunde diensten, zoals marketing & communicatie en huisvesting.
Probleem van een versnipperd archief
”Iedereen had afbeeldingen in eigen mapjes in de bureaula of foto’s op de computer, of op een USB-stick of op een cd,” vertelt Peter Hattink, verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de dienst marketing & communicatie over de manier waarop Fontys Hogescholen voorheen beeldmateriaal bewaarde. ”Je wist niet wat er was. Je wist niet of een instituut over tien of honderd beelden beschikte en ook niet waarvan. De instituten zelf ook niet. De medewerkers of leraren kwamen dan bij de managementassistent met het verzoek om een foto en dan gingen ze letterlijk met die docent ernaast in de bestanden zoeken.”
”Het ging dan over zo’n 30.000 tot 40.000 beelden,” vervolgt Hattink. ”Vind daar maar eens het juiste plaatje tussen. Het kostte twee mensen tijd: de vormgever die in allerlei mappen en bestanden zocht en de docent die op zijn achterhoofd stond te krabben.” Peter somt de problemen als volgt op: ”Er waren teveel foto’s, onbekend waarvan en ook nog eens deels verouderd. Toen wij dat zagen, dachten wij dat het veel efficiënter en goedkoper moest kunnen. Zo ontstond het idee om een Fontys-brede beeldbank te ontwikkelen.”
”Omdat wij zo’n grote organisatie zijn met onderdelen die dingen graag zelfstandig doen, maar ook willen samenwerken, zochten wij iets dat daarbij aansloot.” Na een marktverkenning kwam het team van Fontys bij de mediabank van MediaFiler uit. ”Nu kan iedereen vanuit zijn eigen werkplek of vanuit huis zelf zoeken en selecteren welke foto’s hij of zij wil gebruiken,” vertelt Peter over de huidige situatie.
De verhuizing
Alleen de dienst M&C beschikte al over 40.000 foto’s volgens Peter Hattink. De eerste stap voor Peter en zijn team was het verzamelen van alle bestanden, inclusief USB-stickjes en externe geheugens, wat zij aan MediaFiler meegaven. Al het materiaal werd op een server gezet en toen begon het proces van selecteren en opruimen. Er bleven in eerste instantie zo’n 10.000 afbeeldingen over. Op basis van de structuur die de afdeling samen met MediaFiler opzette, werden deze beelden naar de mapjes waar in ze hoorde gesleept. ”Het voelde bijna letterlijk als een verhuizing: een verhuizing is het ideale moment om rommel weg te gooien en om uit te zoeken wat wij wilden bewaren.”
De afdeling van Peter heeft momenteel 17.782 beelden die iedereen mag gebruiken, behalve als er een paars stipje bijstaat. ”Zo’n foto is waarschijnlijk ooit gekocht,” legt hij uit. ”Daar is bijvoorbeeld eens 400 euro voor betaald. Andere instituten mogen deze foto wel gebruiken, maar dan moeten ze er voor betalen. Zo halen wij de kosten er weer uit.” De meeste beelden zijn echter vrij te downloaden en de beeldbank is voor alle medewerkers toegankelijk.
Naast de dienst marketing & communicatie hebben ook 15 van de Fontys-instituten zich aangesloten bij de beeldbank, ieder met een eigen stuk. ”Wij vinden het belangrijk dat de Fontys-beeldbank zo openbaar mogelijk is ingericht met als achterliggende gedachte dat een Fontys-brede beeldbank er aan bijdraagt dat men afbeeldingen met elkaar deelt. Dat men van elkaar leert en dat wij geen onnodige kosten maken voor beelden die binnen een ander Fontys-onderdeel mogelijk al voor handen zijn.”
Peter Hattink heeft sinds kort de beeldbank ook opengezet voor creatieve bureaus waar de hogeschool mee samenwerkt. ”Zij maken bijvoorbeeld brochures, leaflets of posters. Normaal gesproken bewaren zij dat in hun eigen archief maar wij willen dit ook openbaar zetten. De bureaus krijgen een eigen mapje waarin zij het eindresultaat kunnen uploaden, zodat het zichtbaar is voor iedereen. Ook krijg je zo een mooi overzicht van wat deze bedrijven voor ons gemaakt hebben.”
Uitrollen van de mediabank voor de hele organisatie
Hattink ziet graag dat meer instituten zich gaan aansluiten bij de beeldbank.”Uiteindelijk wil ik graag dat alle ongeveer 30 instituten hier gebruik van gaan maken. Het moet wel vooral vanuit de instituten zelf komen. Als zij er niet 100 procent achter staan, dan mislukt het project bij voorbaat. Het is geen must maar je hebt jezelf er mee als je niet mee doet,” aldus Peter. ”Er zijn er altijd een paar die nooit willen overstappen. Wij gaan uit van de 80 – 20 regel. 80 procent kun je overtuigen, 20 procent begint er niet aan. Als wij straks 25 instituten hebben die meedoen, dan is dat misschien het maximaal haalbare.”
Tips voor het werken met een mediabank
Als tip voor andere bedrijven die overwegen om met een beeldbank te gaan werken, geeft Peter het volgende mee: ”Wat ik heel erg belangrijk vind, wat ook de visie van Fontys is, en ook het idee vanuit waar wij de Fontysbrede beeldbank hebben opgezet: openheid en openbaarheid. Er zijn allerlei manieren om je beelden af te schermen, niet zichtbaar te maken voor anderen, maar ik zou echt willen adviseren: niet bang zijn. Gooi het open, laat anderen jouw beelden zien en kijk ook naar de mooie beelden van anderen. Wees niet bang dat anderen er vandoor gaan met jouw foto’, want in de praktijk gebeurt dat niet of nauwelijks. Je kunt er altijd een stipje bij zetten als een soort van remmetje: ‘ho iemand wil die foto gebruiken en ik wil weten waarom’, en dan kun je de afbeelding vervolgens vrijgeven.”
Contact: Peter Hattink
Functie:Manager bedrijfsvoering
Klant sinds: 2013
"Omdat wij zo’n grote organisatie zijn met onderdelen die dingen graag zelfstandig doen, maar ook willen samenwerken, zochten wij iets dat daarbij aansloot. Na een marktverkenning kwam het team van Fontys bij de beeldbank van MediaFiler uit. Nu kan iedereen vanuit zijn eigen werkplek of vanuit huis zelf zoeken en selecteren welke foto’s hij of zij wil gebruiken.”