Contact: Lobke Jansen
Functie: Digital Marketing Manager
Klant sinds: 2019
Bedrijf: Fotografie Gerhard Witteveen
Contact: Gerhard Witteveen
Functie: Vaste fotograaf voor Royal Talens
Over Royal Talens uit Apeldoorn
Koningin Wilhelmina was een groot fan van Talens. De overgrootmoeder van koning Willem-Alexander was kunstenares en werkte graag met de verf- en schildersmaterialen van Talens. Het was dan ook haar beslissing om Talens Koninklijk te maken. Sinds 1949 mag het bedrijf zich daarom Royal Talens noemen. Het hoofdkantoor van Royal Talens zit al sinds 1899 in Apeldoorn. Tegenwoordig werken er meer dan 300 medewerkers bij het bedrijf. Ze hebben distributiecentra zowel binnen als buiten Nederland, zoals bijvoorbeeld in Zwitserland, Spanje en de Verenigde Staten.
In de fabriek maakt Royal Talens de kunstschildersverf. Alle kleurproducten zoals olie- en acrylverf maken ze in Apeldoorn en een aantal ondersteunde producten fabriceren ze elders. Royal Talens voert nu meer dan 10 verschillende merken en ze zijn onderdeel van het Japanse Sakura, dat ooit de eerste waskrijtjes heeft uitgevonden.
“Wij maken elke dag de wereld een stukje kleurrijker!”, aldus Lobke Jansen, Digital Marketing Manager bij Royal Talens.
De uitdaging
Royal Talens zocht een gebruiksvriendelijke mediabank waarmee ze haar klanten kan voorzien van productfotografie, video’s en social media content. Daarnaast willen ze met het Digital Asset Management (DAM) systeem de interne organisatie toegang geven tot corporate mediabestanden. De mediabank moet flexibel zijn en de mogelijkheid bieden om samen te werken met een PIM-systeem voor e-commerce.
Samenwerken in de MediaFiler mediabank met retailers en distributeurs
De producten van Royal Talens worden verkocht in meer dan 100 landen ter wereld. Het verkoopproces verloopt zowel via distributeurs als direct via retailers. Lobke Jansen licht toe: “In bijvoorbeeld Nederland en Duitsland leveren we rechtstreeks aan retailers en in andere landen werken we hiervoor samen met vaste distributeurs”.
Voor de samenwerking met MediaFiler hadden we een andere beeldbank. Maar dit DAM systeem was minder gebruiksvriendelijk. Het faciliteren van verschillende soorten beelden, video’s en andere documentatie kostte veel tijd. We willen dat onze retailers en distributeurs wereldwijd toegang hebben tot de meest actuele productinformatie. En dat op een makkelijke manier.”
“MediaFiler ondersteunt ons goed bij het werken met de mediabank. Vanaf de migratie van de vorige beeldbank tot aan onze vragen over metadateren, ze lossen alles op, daar ben ik echt blij mee."
Lobke Jansen, Digital Marketing Manager
“De mediabank van MediaFiler is super handig voor fotografen en bedrijven die werken in de e-commerce.”
Wat MediaFiler voor je kan doen
De oplossing
De mediabank en het nieuwe PIM-systeem van Royal Talens
Naast het delen van beelden met gebruikers wil Royal Talens de mediabank ook gebruiken om foto’s te importeren in het PIM-systeem. Ook dat is mogelijk met de Digital Asset Management software.
Lobke Jansen vertelt: “Veel van onze klanten gebruiken onze beelden, we moeten het zo makkelijk mogelijk voor hen maken om onze content te gebruiken. Via vaste fotograaf Gerhard Witteveen zijn we met MediaFiler in contact gekomen.”
“We waren niet op zoek naar een hele grote oplossing, maar voorwaarde was wel dat al onze klanten erin zouden kunnen en dat we daar gewoon rechten aan toe kunnen wijzen. En dat vonden we bij MediaFiler. Aangezien we leveren aan klanten die juist onze content mogen gebruiken, zoals verschillende online marketplaces, is het wel belangrijk dat het veel vrijer is dan een doorsnee mediabank. Via MediaFiler kunnen gebruikers al via een simpele link de beelden exporteren. En daarnaast zijn ze ook altijd beschikbaar in onze PIM. Iedereen mag onze fotografie gebruiken, hoe meer hoe beter.”
Fotograaf verrijkt productfotografie eenvoudig met de juiste metadata
Gerhard Witteveen werkt als vaste fotograaf voor Royal Talens. Hij kende de mogelijkheden van de MediaFiler mediabank en legde het contact tussen zijn klant en MediaFiler. “Met name de functionaliteiten in de mediabank om bestanden om te zetten naar andere bestandsformaten en ook het aanbieden van downloads in klantspecifieke afbeeldingsformaten zijn erg handig voor Royal Talens.” aldus Gerhard Witteveen.
Nu werkt de fotograaf samen met Royal Talens in de beeldbank. De werkwijze die hij hiervoor hanteert is efficiënt en zorgt ervoor dat hij snel en foutloos de foto’s kan metadateren. Gerhard Witteveen vertelt: “Bij het maken van de packshots, scan ik direct de EAN-code van het product met een handscanner. Vervolgens komt deze code automatisch als bestandsnaam bij de foto. Dit werkt makkelijk en snel, met name als je honderden potjes inkt en tubes achter elkaar fotografeert. Het is een mooie service voor Royal Talens, want het werkt foutloos en kost mij minder tijd.”
Nadat de fotograaf de productfoto’s upload in de MediaFiler beeldbank verrijkt Royal Talens deze foto’s ook nog met eigen metadata, zoals een intern artikelnummer en andere productinformatie.
Gerhard is tevreden over de mediabank: “Het zou fijn zijn als meer opdrachtgevers met een MediaFiler beeldbank zouden gaan werken. Als fotograaf kun je er één bestand in zetten en van daaruit kunnen alle onderliggende bestanden aangemaakt worden, dat is wel echt heel fijn.”
Het resultaat
Interne en externe gebruikers werken met de mediabank
Inmiddels hebben alle dealers van Royal Talens toegang tot de MediaFiler mediabank. Alle assets die de klanten kunnen gebruiken om de merken van het bedrijf beter te profileren staan in de mediabank. En ook de interne organisatie gebruikt de beeldbank voor toegang tot bijvoorbeeld technische datasheets, voor brochures en brand manuals.
Om te zorgen dat de interne organisatie goed gebruik maakt van de mediabank geeft Royal Talens interne presentaties, schrijven ze intranet artikelen over de mediabank en maken ze user manuals. Hierdoor gaat het gebruik van de mediabank steeds meer omhoog.”
Het rechtenbeheer van de mediabank regelt het hoofdkantoor in Apeldoorn. Lobke Jansen zegt hierover: “Als je dealer bent dan krijg je toegang tot vrijwel alle beelden. Het is voor ons niet nodig om verschillende rechten aan de dealers toe te kennen. Wel zijn de rechten per land verschillend, aangezien we in niet in elk land hetzelfde assortiment verkopen, dus daar maken we wel onderscheid in. In Amerika en China zien ze bijvoorbeeld geen producten van Sakura, maar in Europa wel. Ze mogen niet zelf uploaden maar verder mogen ze alles downloaden en gebruiken”.
Naast de productfotografie biedt Royal Talens ook video’s en social media content aan via de mediabank. “Zo hebben de distributeurs die ook social accounts bijhouden makkelijk toegang tot deze mediabestanden, dat is heel fijn!” zegt Lobke enthousiast.
Ontwikkelproces en de samenwerking met het team van MediaFiler
“We zijn tevreden, maar het werken met de mediabank is best een ontwikkelproces” zegt Lobke. “Omdat we op een andere manier wilde werken, zonder allemaal verschillende rechten en rollen. We wilden niet dat de mediabank heel afgesloten zou zijn, maar juist dat het heel erg open is. Gebruikers moeten wel een login hebben. Zodat we weten wie er gebruikt maakt van de mediabank. En tegelijkertijd willen we ook de mogelijkheid hebben om, voor bijvoorbeeld specifieke dealers, makkelijk een download te kunnen maken naar Excel met alleen maar statische hyperlinks erin. En dat allemaal in een systeem.”
Lobke is positief over de samenwerking en ondersteuning van het team van MediaFiler: “MediaFiler ondersteunt ons goed bij het werken met de mediabank. Vanaf de migratie van de vorige beeldbank tot aan onze vragen over metadateren, ze lossen alles op, daar ben ik echt blij mee. We overleggen ook regelmatig met Marc (DAM-specialist bij MediaFiler) of we dingen niet anders moeten doen. En soms is het advies ja en soms is het nee. Qua functionaliteit en hoe de mediabank er uiteindelijk uit is gaan zien zijn we heel blij, dus dat is waar voor je geld. Soms kan het enthousiasme van MediaFiler een valkuil zijn. Daarom is het voor ons belangrijk om goed te managen wat we met elkaar overleggen.”
Toekomstplannen met de mediabank
In de toekomst wil Royal Talens graag nog meer halen uit de koppeling tussen de mediabank en het PIM-systeem. Naar verwachting gaat dit veel tijdswinst opleveren. Lobke zegt hierover tot slot: “We zijn continue bezig met het verbeteren van onze business processen en om deze te digitaliseren. Royal Talens zit midden in de digitale transformatie, zoals iedereen dat zo prachtig noemt. Alles begint nu bij elkaar te komen. MediaFiler is flexibel en levert maatwerk dat je bij een andere leverancier lastig voor elkaar krijgt. Ik ben zeker blij met MediaFiler!”.