De beeldbank wordt beheerd door de afdeling corporate communicatie die nu snel en eenvoudig toegang hebben tot beeldmateriaal voor de pers- en marketingcampagnes. Ook hebben ze een totaaloverzicht van het gebruik van de mediabestanden door interne medewerkers gebruikers en externe bezoekers via de statistieken- en rapportenmodule van MediaFiler.
Het webteam gebruikt de beeldbank voor het beheren van digitale mediabestanden. Ontwerpers kunnen uit de beeldbank foto’s voor corporate brochures downloaden.
Naast fotografie staan er ook documenten zoals handleidingen voor patiënten en verslagen opgeslagen in MediaFiler.
De afdeling Marketing, Communicatie en Klantrelaties beheert de fotografie, video’s en PowerPoint presentaties met MediaFiler. Een deel van de beeldbank is gewijd aan sociale foto’s van de werknemers, zoals personeelsuitjes, sportdagen en kerstvieringen.
Met het team en het personeel zo verspreid over verschillende locaties was het essentieel om de mediabestanden te centraliseren. De verschillende verpleeghuizen en regionale kantoren hebben allemaal eigen privé-archieven, binnen één MediaFiler DAM-oplossing, om hun eigen afbeeldingen te beheren.
Het beheer van het archief ligt bij corporate communicatie afdeling. Er zijn verschillende gebruikersrollen gedefinieerd in de beeldbank met specifieke toegangsrechten. Naast alle corporate fotografie en de huisstijlelementen staan ook documenten zoals medische toestemmingsformulieren en projectrapportages opgeslagen in de MediaFiler beeldbank.
De mogelijkheid om bestanden te koppelen binnen MediaFiler is vooral nuttig voor organisaties die toestemmingsformulieren gebruiken, zoals ziekenhuizen, modellenbureaus, ministeries en andere organisaties. De vervaldatum kan in MediaFiler gemarkeerd worden om de gebruiker te waarschuwen.
