Het Catharina Ziekenhuis beheert haar sociale fotografie en toestemmingsformulieren met MediaFiler Digital Asset Management software. Bij de foto’s van patiënten staat een link naar het betreffende toestemmingsformulier (quit form) met daarin vermeld welke voorwaarden de patiënt of medewerker stelt aan het gebruik van de foto.

Deze link tussen de foto en het toestemmingsformulier biedt de communicatie-afdeling van het ziekenhuis een effectieve workflow. Je hebt snel duidelijkheid over de gebruiksvoorwaarden van een beeld. Sommige patiënten geven volledige toestemming om hun foto’s vrij te gebruiken en anderen kunnen meer expliciete termen hanteren.

De mogelijkheid om bestanden te koppelen binnen MediaFiler is vooral nuttig voor organisaties die toestemmingsformulieren gebruiken, zoals ziekenhuizen, modellenbureaus, ministeries en andere organisaties. Ook gebruikt men vaak toestemmingsformulieren wanneer er jongeren of kinderen op de foto’s staan, dan is er toestemming vereist van een ouder of voogd. Toestemmingsformulieren kunnen vervallen, bijvoorbeeld wanneer een kind meerderjarig wordt. De vervaldatum kan in MediaFiler direct gemarkeerd worden om de gebruiker te waarschuwen.