Veelgestelde vragen

Heb je een vraag of loop je tegen een probleem aan in je MediaFiler beeldbank?  Zoek in de vragen hieronder, wellicht staat je vraag ertussen (inclusief oplossing).
Kun je je antwoord niet vinden, stuur dan een mail naar support@mediafiler.com of bel 055 750 82 95.

Typ je vraag in onderstaand tekstveld en druk op Enter:

Algemeen

Alle data staat veilig op servers in onze datacenters in Apeldoorn en Deventer op colocatie bij ITB2, een betrouwbare aanbieder, met datacenters in Apeldoorn en Deventer.
De MediaFiler applicatieservers en lokale back-up staan in het datacenter in Apeldoorn, de stand-by servers en off-site back-up in Deventer.

ITB2 biedt de nieuwste internetveiligheidsmaatregelen, noodstroom, generatoren en internet feeds. Daarnaast voldoet ITB2 aan de eisen die worden gesteld in de internationale normen/certificaten NEN 7510, ISO 27001, ISO 14001 en ISO 9001.

Lees meer op deze pagina.

Je kunt alle bestandsformaten archiveren in MediaFiler waarbij van meer dan 100 bestandsformaten een voorvertoning wordt gemaakt. Dit zijn bijna alle gebruikelijke formaten voor foto, video en documenten.

In tegenstelling tot veel andere leveranciers van beeldbank software streven wij er juist naar een zo minimaal mogelijk aantal uren te verkopen. De opzet van MediaFiler is zodanig dat we razendsnel een beeldbank kunnen installeren en inrichten. Neem voor een kostenindicatie contact met ons op.

Ja, naast meerdere archieven met eigen toegangsrechten biedt MediaFiler ook beeldbanken binnen de beeldbank, de zg. organisational units.

Ja dat kan.MediaFiler is een standaard serverprogramma voor installatie op een Linux of Windows server. Voor meer informatie, neem contact met ons op.

Ja, je blijft het volledige eigendom houden over jouw beeldmateriaal. In de overeenkomst is hiervoor een aparte alinea opgenomen.

Als wij ook de hosting verzorgen van de beeldbank, wordt er dagelijks en wekelijks een back-up gemaakt van alle gegevens. Deze back-up kunnen wij eventueel online beschikbaar stellen op een ander adres bij calamiteiten. Is de beeldbank in eigen beheer dan dien je zelf zorg te dragen voor een back-up.

Nee, gelukkig niet! MediaFiler kan je beeldbank afschermen met een login en wachtwoord per gebruiker. Daarnaast kun je de foto’s ook automatisch voorzien van een watermerk, zodat ze wel bekeken maar niet gedownload kunnen worden.

We kunnen een eenvoudige beeldbank binnen enkele dagen opleveren. Voor grotere beeldbanken geldt een langere oplevertijd in verband met de klantspecifieke inrichting en huisstijlwensen. Voor complexe beeldbanken kan pas na een inventarisatie van de wensen en eisen een inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd.

Nee, als de foto’s zijn beschreven in de metadatastandaard IPTC / XMP dan hoef je niets te doen (bijvoorbeeld Adobe Photoshop, FotoWare FotoStation, Canto Cumulus, Extensis Portfolio). Als dit niet het geval is kun je gebruik maken van de importmodule van MediaFiler om snel en gemakkelijk alles ineens te importeren.

Nee, je archiveert alleen het originele bestand en de beeldbank maakt automatisch extra verschillende formaten voor bijvoorbeeld web, presentaties, word, etc.

Dat gaat prima, MediaFiler kan automatisch van bijna elk formaat videobestand een versie maken die online afgespeeld kan worden in je standaard webbrowser. Daarnaast kun je de video’s uit de beeldbank embedden in andere websites. Wanneer de video in een openbaar toegankelijk archief staat is deze direct af te spelen, anders moet de bezoeker eerst inloggen op de beeldbank.

In de beeldbank zit een standaard handleiding en helpfunctie op basis van een standaardinrichting. Deze standaardinrichting verschilt echter vaak met de uiteindelijke versie die de klant in gebruik heeft. Daarom bieden we de mogelijkheid een klantspecifieke handleiding en helpfunctie op te zetten. Zie voor meer informatie de Support pagina.

Ja dat kan, MediaFiler biedt verschillende mogelijkheden voor koppelingen met je andere software op kantoor of mobiel. Lees meer over de mogelijkheden op deze pagina. Neem voor vragen over een koppeling met jouw applicatie contact met ons op.

Het beste bewijs daarvoor is de praktijk. Wij hosten beeldbanken met miljoenen foto’s in totaal. Voor een klant uit Engeland hosten wij een beeldbank met meer dan 3 miljoen foto’s! Er is echt geen verschil merkbaar in de snelheid van zoeken en bladeren in 300 of 3.000.000 foto’s.

MediaFiler biedt kant-en-klaar oplossingen voor de zorg en het onderwijs en marketing-communicatie-afdelingen. Bekijk het overzicht inclusief prijzen op deze pagina.

Om je een redelijke kostenindicatie te kunnen geven moeten we je een paar vragen stellen, neem hiervoor contact met ons op.

De MediaFiler beeldbank is intuïtief en helder van opzet met een logische inrichting, en de meeste gebruikers kunnen direct aan de slag. Tevens kunnen ze gebruikmaken van de online instructie. Maar wij helpen je graag op weg om zo snel mogelijk vertrouwd te raken met de software. Je haalt immers het beste uit onze software wanneer alle medewerkers voldoende zijn getraind om de software zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Naast een training op locatie bieden wij ook de mogelijkheid voor een online training. Op die manier kunnen ook medewerkers uit andere vestigingen en/of landen deelnemen aan de training. Klik hier voor meer informatie.

Nee, MediaFiler maakt het je gemakkelijk doordat je in series kunt werken (batch) en in een keer een bepaalde handeling kunt uitvoeren, op een (groot) aantal bestanden ineens.

Financieel

Natuurlijk! Soms is het gewoon gemakkelijk om te beginnen met een gehoste beeldbank zodat er dan snel een begin gemaakt kan worden met het inrichten en vullen. Deze inrichting kan dan later eenvoudig worden overgezet naar de eigen server omgeving. Je betaalt dus niet dubbel als je later nog besluit over te stappen.

Bij MediaFiler hosting betaal je een vast bedrag per maand zonder bijkomende kosten voor onbeperkt dataverbruik voor de up- en downloads, updates van het systeem, helpdesk support en back-up van al je bestanden.

In tegenstelling tot veel andere leveranciers van beeldbank software streven wij er juist naar een zo minimaal mogelijk aantal uren te verkopen. De opzet van MediaFiler is zodanig dat we razendsnel een beeldbank kunnen installeren en inrichten. Neem voor een kostenindicatie contact met ons op.

MediaFiler biedt kant-en-klaar oplossingen voor de zorg en het onderwijs en marketing-communicatie-afdelingen. Bekijk het overzicht inclusief prijzen op deze pagina.

Om je een redelijke kostenindicatie te kunnen geven moeten we je een paar vragen stellen, neem hiervoor contact met ons op.

Hosting

Meestal wel en vaak zelfs beter dan intern. Het zoeken, bladeren en beschrijven van je bestanden gaat zeker net zo snel zo niet sneller. Je werkt tenslotte alleen met de schermafbeeldingen van je bestanden in je webbrowser. Het up- en downloaden van bestanden gaat natuurlijk net zo snel als jouw internetverbinding toelaat. Dit is in praktijk meestal geen probleem, want het up- en downloaden kan in de achtergrond gebeuren zonder dat je daar last van zult ondervinden. Onze hostingservers zijn geoptimaliseerd voor de beeldbank software en bieden daardoor de hoogst mogelijke snelheid.

Ja, dat is geen probleem. Vaak is het gewoon praktisch om bij het inrichten van de beeldbank even een harddisk op sturen met al je bestanden. Wij kopiëren deze dan direct op een server. Heb je geen eigen externe harddisk? Dan kan je er ook een van ons lenen.

Meestal merk je helemaal niets van onderhoudswerkzaamheden. Onderhoud wordt in het algemeen uitgevoerd op tijdstippen dat de beeldbank niet gebruikt wordt. Dit is dus meestal  s ‘avonds en in de weekeinden. Zelfs bij een belangrijke software-update van de beeldbank is je beeldbank hooguit enkele minuten niet bereikbaar maar meestal zelfs niet meer dan een aantal seconden.

Ja, als extra service is dit mogelijk. Wij bieden de mogelijkheid om periodiek een kopie van al je bestanden toe te sturen op DVD of een externe harddisk. Je hebt dan altijd een volledige kopie in eigen huis.

Natuurlijk! Soms is het gewoon gemakkelijk om te beginnen met een gehoste beeldbank zodat er dan snel een begin gemaakt kan worden met het inrichten en vullen. Deze inrichting kan dan later eenvoudig worden overgezet naar de eigen server omgeving. Je betaalt dus niet dubbel als je later nog besluit over te stappen.

Wachtwoorden worden op je eigen computer al versleuteld, zodat deze bij het inloggen niet als leesbare tekst wordt verstuurd. Daarnaast maken wij gebruik van een betrouwbare firewall en kun je gebruik maken van een versleutelde HTTPS-verbinding voor een veilige uitwisseling van gegevens.

Een online beeldbank leent zich natuurlijk uitstekend voor remote- of thuiswerken. Je hebt alleen een internetverbinding, een webbrowser en een toegangsaccount voor je beeldbank nodig.

Ja, dat kan. Als je kantoor een vast IP-adres heeft dan voegen wij dit nummer toe aan de lijst met toegestane IP-adressen. Iedereen kan dan vanaf dat IP-adres bij de beeldbank zonder in te loggen.

In onze hostingovereenkomst is een alinea opgenomen waarin wij de garantie bieden dat wij jouw bestanden binnen 3 werkdagen opsturen en daarna zullen verwijderen van onze systemen.

Eenmalig wordt de opzet van de beeldbank software in rekening gebracht. Variabele kosten in het hosting abonnement zijn de benodigde opslagruimte voor je bestanden en het aantal archieven.

Het hosting abonnement omvat de licentiekosten van de beeldbank software, onbeperkt dataverbruik voor de up- en downloads, updates, helpdesk support en back-up van al je bestanden.

Bij MediaFiler hosting betaal je een vast bedrag per maand zonder bijkomende kosten voor onbeperkt dataverbruik voor de up- en downloads, updates van het systeem, helpdesk support en back-up van al je bestanden.

Als wij ook de hosting verzorgen van de beeldbank, wordt er dagelijks en wekelijks een back-up gemaakt van alle gegevens. Deze back-up kunnen wij eventueel online beschikbaar stellen op een ander adres bij calamiteiten. Is de beeldbank in eigen beheer dan dien je zelf zorg te dragen voor een back-up.

Mogelijkheden

Ja dat kan. Als je kantoor een vast IP-adres heeft dan voegen wij dit nummer toe aan de lijst met toegestane IP-adressen. Iedereen kan dan vanaf dat IP-adres bij de beeldbank zonder in te loggen.

Ja, dat kan. We kunnen elk veld hernoemen in de door jou gewenste naam. Een groot aantal velden heeft echter al een toepassing of kun je beter niet hernoemen om de compatibiliteit met andere programma’s te waarborgen. Daarom adviseren wij hiervoor de beschikbare custom velden te gebruiken.

Wij hanteren een Fair use Policy waarbij het aantal bestanden niet gelimiteerd wordt door het systeem.

Ja, dat is geen probleem. Vaak is het gewoon praktisch om bij het inrichten van de beeldbank even een harddisk op sturen met al je bestanden. Wij kopiëren deze dan direct op een server. Heb je geen eigen externe harddisk? Dan kan je er ook een van ons lenen.

Natuurlijk! Soms is het gewoon gemakkelijk om te beginnen met een gehoste beeldbank zodat er dan snel een begin gemaakt kan worden met het inrichten en vullen. Deze inrichting kan dan later eenvoudig worden overgezet naar de eigen server omgeving. Je betaalt dus niet dubbel als je later nog besluit over te stappen.

Wachtwoorden worden op je eigen computer al versleuteld, zodat deze bij het inloggen niet als leesbare tekst wordt verstuurd. Daarnaast maken wij gebruik van een betrouwbare firewall en kun je gebruik maken van een versleutelde HTTPS-verbinding voor een veilige uitwisseling van gegevens.

Een online beeldbank leent zich natuurlijk uitstekend voor remote- of thuiswerken. Je hebt alleen een internetverbinding, een webbrowser en een toegangsaccount voor je beeldbank nodig.

Ja, dat kan. Als je kantoor een vast IP-adres heeft dan voegen wij dit nummer toe aan de lijst met toegestane IP-adressen. Iedereen kan dan vanaf dat IP-adres bij de beeldbank zonder in te loggen.

De MediaFiler beeldbank genereert automatisch diverse formaten die geschikt zijn voor gebruik in bijvoorbeeld Word of PowerPoint of voor websites. Op die manier hoeven gebruikers zelf niet het hoge resolutuie origineel te bewerken, maar kan de juiste grootte direct worden gedownload.

Natuurlijk, in MediaFiler kunt je daarvoor de albumfunctie gebruiken. Deze albums zijn persoonlijk en bevatten jouw selectie van bestanden. Je kunt albums ook versturen en delen met andere gebruikers.

Jazeker, MediaFiler biedt verschillende mogelijkheden voor de distributie van beeld. Het makkelijkste is om een selectie van bestanden per e-mail te versturen. Maar dan sturen we niet de bestanden zelf, maar een speciaal beveiligde downloadlink naar die bestanden, zo wordt de e-mail niet te groot. Naast de downloadlink staan ook de voorvertoningen van deze bestanden in de e-mail. De ontvanger kan vervolgens zonder login of  wachtwoord deze bestanden downloaden. Uiteraard heeft de ontvanger verder geen toegang tot je andere bestanden uit de beeldbank.

Hiervoor hebben we de gebruikshistorie bij elke foto. Bij het downloaden, bestellen of aanvragen van een foto wordt de gebruiker gevraagd naar de toepassing van de foto. Deze informatie wordt dan opgeslagen en getoond bij de foto. Je hebt dan altijd direct inzicht in de gebruikshistorie van je materiaal. Voorkom het ‘probleem’ van mooie foto’s doordat deze steeds weer gebruikt worden. We kunnen zelfs foto’s automatisch na een x aantal keren gebruik ‘op slot zetten’.

Ja dat kan met de bestelmodule. De foto’s (of een selectie daarvan) zijn dan beschikbaar en kunnen online besteld worden. Bestellingen komen centraal binnen en kunnen worden verwerkt in de bestelmodule. De orders kunnen eventueel ook automatisch worden verwerkt door het systeem. Je hebt altijd een volledig overzicht en controle over de bestellingen.

Hiervoor hebben we de notificatie-optie in MediaFiler. Geselecteerde gebruikers kunnen een bericht ontvangen als er een bepaalde actie wordt uitgevoerd in de beeldbank.

MediaFiler is beschikbaar in verschillende talen en kan relatief eenvoudig worden uitgebreid met meer talen zoals Duits, Spaans en Engels. Het beschrijven van je bestanden met zoekinformatie moet dan ook in verschillende talen gebeuren. De keuze valt in de praktijk dan al snel op een standaard beschrijvingstaal: Engels. MediaFiler kan met een vertaaltabel je trefwoorden automatisch vertalen en deze dus ook doorzoekbaar maken in andere talen.

Ja, naast meerdere archieven met eigen toegangsrechten biedt MediaFiler ook beeldbanken binnen de beeldbank, de zg. organisational units.

Nee, gelukkig niet! MediaFiler kan je beeldbank afschermen met een login en wachtwoord per gebruiker. Daarnaast kun je de foto’s ook automatisch voorzien van een watermerk, zodat ze wel bekeken maar niet gedownload kunnen worden.

Nee, als de foto’s zijn beschreven in de metadatastandaard IPTC / XMP dan hoef je niets te doen (bijvoorbeeld Adobe Photoshop, FotoWare FotoStation, Canto Cumulus, Extensis Portfolio). Als dit niet het geval is kun je gebruik maken van de importmodule van MediaFiler om snel en gemakkelijk alles ineens te importeren.

Nee, je archiveert alleen het originele bestand en de beeldbank maakt automatisch extra verschillende formaten voor bijvoorbeeld web, presentaties, word, etc.

Dat gaat prima, MediaFiler kan automatisch van bijna elk formaat videobestand een versie maken die online afgespeeld kan worden in je standaard webbrowser. Daarnaast kun je de video’s uit de beeldbank embedden in andere websites. Wanneer de video in een openbaar toegankelijk archief staat is deze direct af te spelen, anders moet de bezoeker eerst inloggen op de beeldbank.

Techniek

Om een MediaFiler beeldbank te kunnen gebruiken, adviseren we de volgende internetbrowsers:

  • Chrome versie 20 of hoger
  • Firefox versie 10 of hoger
  • Safari versie 5.1 of hoger
  • Internet Explorer versie 8 of hoger (we adviseren versie 10)
  • Microsoft Edge

Als de organisatie zelf een MediaFiler beeldbank wil gaan hosten, gelden er uiteraard ook richtljnen. Neem contact met ons op om de systeemeisen te bespreken.

 

 

Een browse-archief is net als het index-archief een collectie van bestanden in de directory inclusief de onderliggende subdirectory’s, maar deze is niet doorzoekbaar. Een browse-archief wordt gebruikt bij een beperkt aantal bestanden in het archief waarbij een zoekfunctie niet nodig is. De presentatie van een browse-archief is hetzelfde als bij een directory browser (verkenner) op je pc.

Een index-archief is een collectie van bestanden in een directory inclusief de onderliggende subdirectory’s die wordt geïndexeerd door MediaFiler. Dit index-archief bevat alle gegevens van de bestanden waarop gezocht kan worden. Het index-archief kan aan een menupagina worden gekoppeld zodat deze doorzoekbare bestanden toont.

Ja, je kunt inloggen op de beeldbank via Single Sign On (SSO). MediaFiler werkt met alle bekende SSO varianten zoals LDAP Active Directory and Federation Gateways.

Ja dat kan. Als je kantoor een vast IP-adres heeft dan voegen wij dit nummer toe aan de lijst met toegestane IP-adressen. Iedereen kan dan vanaf dat IP-adres bij de beeldbank zonder in te loggen.

Ja, dat kan. We kunnen elk veld hernoemen in de door jou gewenste naam. Een groot aantal velden heeft echter al een toepassing of kun je beter niet hernoemen om de compatibiliteit met andere programma’s te waarborgen. Daarom adviseren wij hiervoor de beschikbare custom velden te gebruiken.

Meestal komt de klant met een eerste schatting die te hoog is. Men kijkt naar het huidige gebruik aan opslagruimte maar bij de overstap naar een beeldbank kan eindelijk de grote schoonmaak beginnen. Denk hierbij aan het verwijderen van dubbele en ongebruikte foto’s of video’s, slechte kwaliteit foto’s, foto’s met een te lage resolutie etc.

Wij hanteren een Fair use Policy waarbij het aantal bestanden niet gelimiteerd wordt door het systeem.

Meestal wel en vaak zelfs beter dan intern. Het zoeken, bladeren en beschrijven van je bestanden gaat zeker net zo snel zo niet sneller. Je werkt tenslotte alleen met de schermafbeeldingen van je bestanden in je webbrowser. Het up- en downloaden van bestanden gaat natuurlijk net zo snel als jouw internetverbinding toelaat. Dit is in praktijk meestal geen probleem, want het up- en downloaden kan in de achtergrond gebeuren zonder dat je daar last van zult ondervinden. Onze hostingservers zijn geoptimaliseerd voor de beeldbank software en bieden daardoor de hoogst mogelijke snelheid.

Meestal merk je helemaal niets van onderhoudswerkzaamheden. Onderhoud wordt in het algemeen uitgevoerd op tijdstippen dat de beeldbank niet gebruikt wordt. Dit is dus meestal  s ‘avonds en in de weekeinden. Zelfs bij een belangrijke software-update van de beeldbank is je beeldbank hooguit enkele minuten niet bereikbaar maar meestal zelfs niet meer dan een aantal seconden.

Veelgestelde vragen
Volg ons op Social Media!
Support
Support
Contact
Contact